Как писать правильно письмо – Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как пиcать письмо на английском 

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова. 

В письме, как правило, есть такие структурные элементы: 

• обращение – отдельная строка
• краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
• основная часть – несколько абзацев
• заключение – отдельная строка
• завершающая фраза – отдельная строка
• подпись (только имя) – отдельная строка
• в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой: 

Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

• Dear John! – обращение к другу, родственнику
• Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
• My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией 
• Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание 

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola 

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms. 

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr. 

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке. 

 Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз: 

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. 
• Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
• Sorry I haven’t written for so long but….
• I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз: 

• I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
• Please give/send my regards (love) to your…. 
• And write and tell me your plans for….
• Write back soon! 
• If you want to know anything else, just drop me a line. 

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов): 

• I am writing to ask for your advice
• Can you give me your advice?
• I’ve got a problem and I need your advice. 
• What do you think I should do? 
• Do you think I should…? 

Фразы для разных писем: 

enguide.ua

Как правильно написать письмо

Человеку в жизни общение необходимо также, как и кислород. Если он не будет разговаривать или обмениваться сообщениями с коллегами по работе, друзьями или вовсе незнакомыми людьми, то перестанет развиваться как личность. В современно мире данное положение еще набрало оборотов, и нельзя представить не одного человека, у которого нет электронной почты. В данной статье разберем, как написать письмо, виды общения и др. тонкие моменты.

Как написать личное письмо

При написании личного письма лучше всего использовать бумагу хорошего качества, т.к. обычный тетрадный лист может показаться не совсем опрятным, а то и вовсе покажет ваше неуважение. Хотя в настоящее время письма утратили свою популярность, а в дело вступили современные технологии, в мире еще существуют такие романтики, которые используют именно бумагу и карандаш.

Как правильно написать письмо

Разберемся с чего стоит начать. Письмо должно начинаться с обращения. Расположите его по середине строки. Далее идет основной текст послания, лучше всего отступить еще 2-3 строки, и только потом начинать писать. Кстати, не стоит забывать и про красную строку. Кроме того, в конце листа также необходимо оставить отступ размером в 2 строки. Если вам не хватает места, то лучше всего перевернуть страницу и начать писать сверху.

Обращайте внимание на грамотность, ведь это основной показатель. Если вы будете допускать грамматические и речевые ошибки, то адресат явно будет разочарован. К тому же вы покажите себя с дурной стороны. Также обращайте внимание на почерк и размер шрифта. При написании используйте ручку или карандаш одного цвета.

Окончить свой текст необходимо подписью, кроме того можно поставить дату (в зависимости от конкретного случая). На полученное письмо необходимо ответить в течении недели.

Как написать электронное письмо

Как говорилось ранее — в настоящее время большую популярность занимают электронные письма. Причем их стоит отличать от мгновенных сообщений, которыми вы можете воспользоваться в специальных программах и сервисах (skype, vkontakte, ICQ и др.). В последних общение ведется в режиме онлайн, т.е. вы получаете сообщение и в течение короткого времени отвечаете. В данном случае, как правило, люди не обращают внимание на грамотность и пунктуальность. Здесь главное — скорость ответа. А используя электронную почту, стоит задуматься над своей речью.

Важно знать некоторые правила, которыми руководствуются владельцы электронной почты.

1. Проверяйте входящие сообщения не менее 1 раза  в день. Желательно выполнять это действия 2-3 раза — утром и вечером. В противном случае ваше общение с другом или коллегой может затянуться на месяца, после чего тема разговора уже станет не актуальной.
2. Все полученные письма необходимо читать. Этот пункт касается тех, кто не подписывался на множественные рассылки. Обычно у таких людей почта забита различным ненужным спамом. Кроме того он может быть опасным.
3. Каждый менеджер, да и любой активный человек, предприниматель обязан посветить 5 минут своего утреннего времени прочтению почты.

Теперь поговорим о самом вопросе, как написать письмо? Традиционное начало, оно же и самое правильное — это приветствие. Общение должно происходить на одном языке, т.е. каждый из партнеров должен понимать о чем идет речь, иначе теряется сам смысл переписки. Кстати говоря, если вы получили деловое письмо, то и ответ должен последовать в деловой форме. Тоже самое касается и других форм общения.

1. В дальнейшем будет описано, как написать деловое письмо, но уже сейчас важно знать, что необходимо точно и лаконично отвечать на поставленные вопросы в тексте. Это касается и личного письма. Дело в том, что текстовое общение отличается от разговорного, и, если вы будете отходить от темы, то ваша переписка затянется на долгое время.
2. Указывайте точное имя и дату.
3. Пишите кратко и понятно. Не стоит описывать на двух листах то, что можно уместить в одном предложении.
4. Если у вас несколько тем для общения, то разделяйте их таким образом, чтобы адресат не запутался.
5. Не допускайте грамматических и речевых ошибок.
6. Перед отправлением необходимо полностью прочитать написанное и исправить все недочеты.
7. В конце письма кроме имени и фамилии можно указать дополнительный контакт — номер телефона, адрес и т.д.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо должно иметь определенную форму и структуру. Обязательно пользоваться сводом правил, не допускать оскорбление адресата, а также придерживаться деловой речи. Даже, если письмо содержит в себе претензии, не должно быть никаких некорректных выражений, которые могут задеть личные качества собеседника.

Деловое письмо должно оформляться на специальном бланке, где указывается следующая информация:  адрес и название организации, контактный телефон, e-mail, реквизиты и web-сайт, если такой имеется. Кроме того обязательно указывать регистрационный номер письма и дату.

Обращение начинается с приветствия. Важно использовать ФИО, а также должность адресата. Шрифт должен быть читабельным и иметь размер не ниже 12.

Теперь вы знаете, как написать письмо. Также вы можете ознакомиться с тем, как правильно написать письмо-просьбу .

sovetisosveta.ru

Как правильно писать письма?

Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.

Всего существует 3 группы писем. Каждая из них имеет свои нюансы стиля и оформления.

1. Личные письма — адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
2. Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
3. Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.

Как научиться правильно писать личные письма?

Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.

У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.

Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.

Письма в различные организации составляются таким образом:

• обязательно указывается адрес;
• дата написания письма;
• если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
• если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
• справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.

Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.

Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.

Как правильно написать благодарственное письмо? Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.

Что писать в конце письма?

В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.

kak-bog.ru

Как правильно написать деловое письмо

В своей жизни я видел довольно много по-настоящему ужасных писем.  Поначалу меня даже удивляло, как неглупые люди могут так писать. С появлением электронной почты мы можем рассылать огромное количество писем, ничего при этом не тратя, кроме своего времени. Поэтому эпистолярная переписка многократно возросла, увеличилось и число абсолютно бестолковых посланий. А знаете ли вы, как правильно написать деловое письмо?

Правила довольно просты. Основам этого «ремесла» учат еще в школе.

Если ваша позиция в организации достаточно высока, то не исключено, что в вашем распоряжении имеется секретарша, которая отвечает за грамотное написание деловых писем. Но большинству из нас следует хорошенько запомнить основные моменты составления бизнес-письма.

И не думайте, что в письме самое главное — суть, а оформление собственных мыслей не так важно. Если структура письма не будет соблюдена, его могут даже не прочитать.

Структура делового письма

Правила составления бизнес-послания не очень жесткие, но все вместе они формируют формулу, позволяющую ясно выразить свое намерение. Если все сделано по этим правилам, то читатель не будет гадать о том, в чем состоит основная мысль и, что от него хотят.

Официальное письмо должно содержать следующие элементы (сверху вниз):

• Обратный адрес и дата: (Верхний левый угол). Этот элемент пригодится в том случае, если письмо попадет к адресату без конверта. Хотя это маловероятно, но лучше, если данный момент будет соблюден. Если текст размещен на официальном бланке, то он уже содержит адрес, телефоны и другие контактные данные. Дублировать их не стоит.
• Почтовый адрес получателя: (Справа, строкой ниже обратного адреса или под шапкой бланка). В офисах письма часто извлекаются из конвертов, а указание лица, которому оно предназначено, поможет посланию найти своего адресата.
• Обращение: (Двумя строками ниже адреса получателя или отступив 1/3 страницы) Старайтесь избегать «Уважаемый товарищ!» или «Тому, кого это может касаться!». Если вы не называете получателя по имени отчеству, значит, не знаете, кто будет читать письмо, и показываете, что вам все равно, к кому оно попадет. Если вы действительно хотите, чтобы конкретный человек что-то предпринял, прочитав ваше письмо, обратитесь конкретно к нему.
• Основная часть. Основная часть письма состоит из трех частей:
  • Введения, где объясняется, кто вы такой и почему пишите;
  • Центральной части, где раскрываются детали и приводятся аргументы;
  • Завершающей части, где вы сообщаете читателю, какое именно действие ожидаете от него.
• Прощальные пожелания: (По левому краю, двумя строками ниже основной части). Это строка до подписи. Если вы знакомы с адресатом лишь формально или незнакомы вовсе, то можете поставить «С уважением» (для письма на английском языке — Faithfully yours). Письмо человеку, с которым вы хорошо знакомы, можете завершить фразой «Искренне Ваш» (на английском языке — Sincerely yours, Sincerely, а для США — Yours truly). Не пытайтесь вставить нечто более дружественное или жеманное, только если вы не а) очень тесно знакомы с получателем и общаетесь неформально; б) вы являетесь публичной фигурой и подобная подпись является вашим «личным знаком».
• Подпись и ее расшифровка: Если под письмом стоит подпись, то это означает, что написавший его отвечает за свои слова. Так как расшифровать подпись большинства людей довольно сложно, то добавьте строку-две со своим именем, фамилией, должностью, чтобы читатель понял, от кого именно получено письмо.
• Приложения: (Ниже подписи и расшифровки) Если вы прилагаете к деловом письму любые дополнительные материалы, то перечислите их. Например: Приложения (2): брошюра, прайс-лист. Можно также указать количество страниц. Например: Приложения (1 на 4 л): программа.

Одно из важнейших правил того, как правильно написать деловое письмо — это корректировать, корректировать и корректировать снова. Если друг может простить грамматические ошибки и неудачные обороты, то в бизнес-письме на это обратят внимание в первую очередь (это может быть единственное, что запомнят из вашего письма). Если вы хотите произвести впечатление, то постарайтесь быть максимально безупречным.

kakdelateto.ru

❶ Как писать деловое письмо 🚩 как пишется неприемлемо 🚩 Офисная жизнь

18 мая 2011

Автор КакПросто!

В наше время письма уходят в прошлое и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации оппонента в частности и фирмы в целом.

Статьи по теме:

Инструкция

Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть однозначным и не допускать несколько истолкований. В электронном письме необходимо указывать тему письма. Не используйте в деловой переписке смайлики.
В случае, если это продолжение переписки, оставляйте письмо, на которое пишете ответ, в виде цитирования. Можно процитировать письмо не целиком, а только те фрагменты, на которые вы отвечаете. Так оппоненту будет понятнее связь между его письмом и вашим ответом.

Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за своих адресатов. Лучше выразить надежду, что проблема будет решена наилучшим по вашему мнению образом.
Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки».
Подпись в деловом письме должна быть официальной. Например: « С уважением, Сергей Васильевич Иванов».
Указывайте свою должность, название фирмы и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.

Совет полезен?

Распечатать

Как писать деловое письмо

Статьи по теме:

Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru